¿Cómo hacer que tus reuniones sean efectivas?


Ah, el léxico de reuniones, reuniones de equipo, reuniones de lanzamiento, alineación, coordinación, consultoría, validación, creación, validación y otros diccionarios de negocios que creamos a menudo para sentirnos organizados en el trabajo. Estamos afectados por una reunión aguda. Las reuniones en Zoom y otras plataformas de videoconferencia pueden provocar fatiga y agotamiento en el contexto del teletrabajo generalizado. Ambos síndromes han ido creciendo a la velocidad de la luz desde el inicio de la pandemia. En este artículo, hacemos un balance de los peligros de reunirse demasiado y exploramos maneras de hacerlos más efectivos y menos estresantes.

La mayoría de las reuniones son (prácticamente) inútiles

¿Sabías que más de la mitad de las reuniones en el lugar de trabajo se consideran inútiles y una «pérdida de tiempo»? Ese es el hallazgo de una encuesta global realizada por una empresa de investigación y análisis con sede en el Reino Unido. Además, los empleados pasan más de ocho horas a la semana en reuniones. Así que al menos un día a la semana.

Entonces, técnicamente, podemos trabajar cuatro días a la semana si dedicamos ocho horas inútiles e improductivas a la semana. Volveremos a esto más tarde.

Mire hacia atrás: ¿Cuántas veces usted o los miembros de su equipo han tomado una decisión importante durante una reunión? ¿No puedes recordar lo que pasó la última vez? esto es normal. Recuerde que tres de cada cuatro reuniones no involucran decisiones.

Así nació el término Meeting Inflamation, la tendencia a organizar inútiles reuniones de trabajo sin un verdadero proceso de toma de decisiones. La fiebre de las conferencias surge de la frustración de los empleados con el alto volumen de reuniones, que tienen cuatro fallas principales:

  • La gran cantidad de participantes
  • Duraciones demasiado largas
  • falta de goles
  • Falta de toma de decisiones

Aunque medir la efectividad de un encuentro es una noción subjetiva, muchos estudios destacan la falta de efectividad de los encuentros repetitivos. Sin embargo, existen soluciones para remediar esto.

Soluciones para hacer las reuniones más efectivas (y más atractivas)

Usted y sus colegas a menudo son reacios a asistir a reuniones que normalmente considerarían innecesarias. Ya sea por falta de motivación, porque no sientes que el tema sea relevante para ti, o porque no entiendes el propósito de la reunión.

Si encuentra en su empresa que las reuniones están perdiendo más tiempo que ahorrando, ¿es hora de hacer las preguntas correctas?

  • ¿Estoy invitando a las personas adecuadas a la reunión?
  • ¿Mi reunión durará demasiado?
  • ¿Hay algún tema específico para el cual invito a mis colegas?
  • ¿Por qué no escribir a los interesados?

Aquí hay algunas acciones que pueden ahorrarle reuniones innecesarias y hacer que las consideradas esenciales sean más interesantes y efectivas:

Elige el tipo de reunión adecuado

Calcula cuántos colegas necesitas invitar a la reunión. ¿Necesita ampliar el tiempo de reunión? ¿O la situación lo llevó a reunirse con colegas interesados ​​uno por uno?

No hay peor sentimiento que sentirse inútil o demasiado durante una reunión. Si sus compañeros de trabajo no ven ningún motivo para estar en la reunión y no tienen ningún papel en el motivo de su llamada, no cuente con que estén motivados.

Fomentar el tipo correcto de comunicación.

Piense en el propósito de su reunión. ¿Es capaz de presentarlo por escrito a sus colegas? Entonces su reunión puede ser inútil. Cada uno de los miembros de su equipo se tomará el tiempo para leer su correo electrónico explicativo y se comunicará con usted si un punto no está claro. Por lo tanto, sería inútil movilizar a todo el equipo durante media hora o una hora.

Configurar un árbol de decisión (reunión o no)

Intenta hacerte las preguntas correctas antes de enviar una invitación a una reunión. Aquí hay algunas preguntas que debe hacerse. Aquí compartimos con vosotros una estupenda infografía explicativa realizada por smileatjob.fr

Árbol de decisión para programar una reunión. Fuente: Smile Work

Después de leer este artículo, sabrá si su reunión es necesaria. Ya está aumentando sus posibilidades de hacerlos más efectivos si es necesario.

Estás seguro de que tu reunión es necesaria para tu equipo. Luego debe invitarlos a reflexionar, discutir o debatir un proyecto. Estos son algunos consejos para que su tiempo de reunión sea productivo y efectivo.

Programar la reunión y comunicar el propósito de la reunión

Cuando invitamos a colegas, les pedimos que dejen todos los asuntos pendientes en el trabajo. Por lo tanto, debes tener claro el propósito de la invitación. Por qué estamos aquí Esta es la primera pregunta que se hacen los colegas. Depende de usted responder antes de que lleguen.

Si invita a sus colegas por correo electrónico, indique claramente el tema y especifique cuánto durará la reunión. ¿Media hora, hora y media? Los matices importan y permiten a todos estructurar su día.

Basado en la hora de la reunión, desarrolle un plan sobre cómo procederá la reunión. ¿Donde empezar? ¿Cómo hacer una pregunta? ¿Cómo encuentro la agenda? Considere todos estos puntos antes de comenzar la reunión.

Establece un objetivo claro

¿Qué debe suceder cuando terminemos la reunión? ¿Decides algo? ¿Organizando un evento? ¿Investigar un problema?

A los asistentes les gusta saber qué esperar. Comunicar el objetivo de una reunión les permite apropiarse de él, así como sentirse involucrados.

Consultar el tiempo de palabra de todos

No consideres un monólogo. Todos perderán después de un máximo de diez minutos. Comparta el tiempo de uso de la palabra con sus colegas. Tómese el tiempo para escuchar las ideas de todos.

Idealmente, podría evitar lo digital en sus reuniones. Un cuaderno y un lápiz siguen funcionando y garantizan más atención por parte de los participantes.

Terminar con las decisiones

Una reunión sin una decisión definitiva o un plan de acción tiene un sabor inacabado y claramente da la (correcta) impresión de que las reuniones sirven de poco.

Decide, actúa y asesora si tienes derecho a hacerlo. El propósito de realizar una reunión es resolver un problema o tener un plan de acción para llegar allí.

Si puede establecer un cronograma con el resto del equipo, sería ideal. Así, su reunión realmente habrá servido para tener un plan de acción claro y legible para todos.

Finalmente…

Las reuniones y otras reuniones de negocios siguen siendo importantes para la toma de decisiones dentro del equipo. En el contexto del teletrabajo y los modelos híbridos, es necesario evaluar su relevancia en ambos frentes, para no caer en la sobremarcha y quemar tropas.

Recuerde siempre establecer metas y pautas claras para sus reuniones para que sean más atractivas y constructivas.

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